Phương pháp “Padding the estimates” (ước lượng đệm) trong quản lý dự án liên quan đến việc thêm một khoảng thời gian hoặc chi phí bổ sung vào ước lượng ban đầu để tạo ra một vùng an toàn nhằm đối phó với các rủi ro hoặc các yếu tố không chắc chắn. Mặc dù cách này có thể giúp đảm bảo dự án không vượt quá thời gian hoặc ngân sách dự kiến, nó cũng có những hạn chế nhất định.

Định nghĩa

“Padding the estimates” là kỹ thuật ước lượng mà người quản lý dự án hoặc người thực hiện nhiệm vụ cố ý thêm một phần đệm vào ước lượng ban đầu. Khoảng đệm này có thể được thêm vào do lo ngại về các yếu tố không lường trước hoặc để tạo ra sự an toàn cho dự án.

Lợi ích

1. Giảm rủi ro: Thêm khoảng đệm giúp dự án có thêm thời gian và chi phí để đối phó với các rủi ro không lường trước.
2. Tăng khả năng hoàn thành đúng hạn: Với khoảng thời gian bổ sung, khả năng hoàn thành dự án đúng hạn sẽ cao hơn.
3. Tạo ra cảm giác an toàn: Các thành viên trong nhóm có thể cảm thấy ít áp lực hơn và có thêm thời gian để đảm bảo chất lượng công việc.

Hạn chế

1. Tăng chi phí: Thêm khoảng đệm vào ước lượng ban đầu có thể làm tăng tổng chi phí của dự án.
2. Giảm tính chính xác: Ước lượng đệm có thể làm mất đi tính chính xác của ước lượng ban đầu.
3. Khuyến khích lãng phí: Khi có thêm thời gian và nguồn lực, đội ngũ có thể không sử dụng chúng hiệu quả, dẫn đến lãng phí.

Ví dụ

Giả sử bạn đang quản lý một dự án phát triển phần mềm và ước lượng thời gian cần thiết cho một nhiệm vụ cụ thể là 4 tuần. Tuy nhiên, do lo ngại về khả năng xảy ra lỗi hoặc các vấn đề phát sinh, bạn quyết định thêm 2 tuần đệm vào ước lượng, đưa tổng thời gian lên 6 tuần.

Cách tính

• Ước lượng ban đầu: 4 tuần
• Khoảng đệm thêm: 2 tuần
• Tổng ước lượng: 4 + 2 = 6 tuần

Kết quả là, thời gian ước lượng cho nhiệm vụ này được điều chỉnh lên thành 6 tuần, thay vì 4 tuần ban đầu.