DỰ ÁN LÀ GÌ? – WHAT IS A PROJECT?

Theo Wikipedia, Dự án (Project) là một tập hợp các hoạt động có liên quan đến nhau được thực hiện trong một khoảng thời gian có hạn, với những nguồn lực đã được giới hạn; nhất là nguồn tài chính có giới hạn để đạt được những mục tiêu cụ thể, rõ ràng, làm thỏa mãn nhu cầu của đối tượng mà dự án hướng đến. Thực chất, Dự án là tổng thể những chính sách, hoạt động và chi phí liên quan với nhau được thiết kế nhằm đạt được những mục tiêu nhất định trong một thời gian nhất định. Dự án bao gồm dự án đầu tư và dự án hỗ trợ kỹ thuật sản phẩm phải được đánh giá cao và chất lượng. (1)

Theo Viện Quản lý Dự án Hoa Kỳ (PMI), Dự án (Project) là một nỗ lực tạm thời được thực hiện để tạo ra một sản phẩm, dịch vụ hay kết quả duy nhất. (2)

Sản phẩm, dịch vụ hay kết quả DUY NHẤT

Các dự án được thực hiện để hoàn thành mục tiêu bằng cách tạo ra các giao phẩm (deliverables).

Một mục tiêu được định nghĩa là một kết quả mà công việc phải hướng tới, một vị trí chiến lược cần phải giành được, một mục đích cần phải đạt được, một sản phẩm cần được sản xuất, hay một dịch vụ cần được cung cấp.

Một giao phẩm được định nghĩa là bất cứ sản phẩm, kết quả hay năng lực cung cấp dịch vụ duy nhất và có thể kiểm tra được, cần được tạo ra để hoàn thành một quy trình, giai đoạn hay dự án. Giao phẩm có thể là hữu hình hoặc vô hình.

Việc hoàn thành các mục tiêu của dự án có thể đem lại một hoặc nhiều các giao phẩm như sau:

• Một sản phẩm duy nhất, có thể là một bộ phận cấu thành một sản phẩm khác, một sự cải tiến hoặc chỉnh sửa đối với một sản phẩm khác, hoặc tự nó là một sản phẩm mới (ví dụ: một bản sửa lỗi cho một sản phẩm hoàn chỉnh);
• Một dịch vụ hoặc khả năng cung cấp dịch vụ duy nhất (ví dụ: một chức năng kinh doanh hỗ trợ sản xuất hoặc phân phối);
• Một kết quả duy nhất, chẳng hạn như một kết quả hoặc một tài liệu (ví dụ: một dự án nghiên cứu giúp nâng cao kiến thức để có thể xác định liệu một xu hướng có tồn tại hoặc liệu một tiến trình mới sẽ có ích cho xã hội); và
• Một sự kết hợp duy nhất của một hoặc nhiều sản phẩm, dịch vụ hay kết quả (ví dụ: một ứng dụng phần mềm, các tài liệu liên quan và các dịch vụ hỗ trợ)

Các yếu tố lặp lại có thể xuất hiện trong một số sản phẩm và hoạt động của dự án. Sự lặp lại này không làm thay đổi những đặc điểm cơ bản và duy nhất của công trình dự án. Ví dụ, những tòa nhà văn phòng có thể được xây bằng những vật liệu giống hoặc tương tự nhau bởi những nhóm giống hoặc khác nhau. Tuy nhiên, mỗi dự án xây dựng vẫn là duy nhất về các đặc điểm then chốt (ví dụ: vị trí, thiết kế, môi trường, địa thế, những người có liên quan).

Dự án được thực hiện ở tất cả các cấp tổ chức. Một dự án có thể bao gồm một cá nhân hoặc một nhóm. Một dự án có thể bao gồm một đơn vị tổ chức đơn lẻ, hoặc nhiều đơn vị tổ chức từ nhiều tổ chức khác nhau.

Ví dụ về dự án:

• Phát triển một hợp chất dược phẩm mới cho thị trường;
• Mở rộng một dịch vụ hướng dẫn viên du lịch,
• Hợp nhất hai tổ chức,
• Cải thiện quy trình kinh doanh trong một tổ chức
• Mua và thiết lập một hệ thống phần cứng máy tính mới để sử dụng trong một tổ chức,
• Thăm dò dầu khí ở một khu vực,
• Sửa đổi một chương trình phần mềm máy tính được sử dụng trong một tổ chức,
• Tiến hành nghiên cứu để phát triển một quy trình sản xuất mới, và
• Xây dựng một tòa nhà.
• Phát triển một ứng dụng phần mềm
• Thiết lập một quy trình nghiệp vụ trong một ngân hàng.
• …

Nỗ lực TẠM THỜI

Bản chất tạm thời của các dự án chỉ ra rằng một dự án có một điểm bắt đầu và kết thúc rõ ràng. Tạm thời không có nghĩa là dự án có thời gian ngắn. Dự án kết thúc khi đạt một hoặc nhiều hơn các điều dưới đây:

• Đã đạt được mục tiêu của dự án;
• Sẽ không hoặc không thể đạt được các mục tiêu;
• Vốn đã được sử dụng hết hoặc không còn có sẵn để phân bổ cho dự án;
• Nhu cầu đối với dự án không còn tồn tại (ví dụ: khách hàng không còn muốn hoàn thành dự án, một sự thay đổi trong chiến lược hoặc mức độ ưu tiên kết thúc dự án, tổ chức đưa ra hướng kết thúc dự án);
• Nguồn nhân lực và tài nguyên vật chất không còn có sẵn, hoặc
• Dự án bị chấm dứt vì lý do pháp lý hoặc sự thuận lợi về pháp lý.

Dự án là tạm thời, nhưng kết quả của dự án vẫn có thể tồn tại sau khi dự án kết thúc. Dự án có thể tạo ra các giao phẩm mang bản chất xã hội, kinh tế, vật chất hay môi trường. Ví dụ, một dự án xây dựng di tích quốc gia sẽ tạo nên một giao phẩm được mong đợi sẽ kéo dài trong nhiều thế kỷ.

Vị trí của dự án trong tổ chức

Một dự án có thể là một cấu phần trong một chương trình. Nếu dự án là một cấu phần trong một chương trình thì tất cả các dự án trong một chương trình cần có sự liên quan lẫn nhau nhằm đạt được lợi ích không có sẵn từ việc quản lý các dự án riêng lẻ. Quản lý chương trình (Program Management) được định nghĩa là việc áp dụng kiến ​​thức, kỹ năng và nguyên tắc vào một chương trình để đạt được các mục tiêu của chương trình và thu được các lợi ích và kiểm soát mà không thể thu được bằng cách quản lý riêng lẻ các cấu phần của chương trình.

Một dự án có thể không là một cấu phần trong một chương trình, mà chỉ là một cấu phần trong một danh mục. Nếu dự án là một cấu phần trong một danh mục thì dự án này có thể không liên quan gì đến các dự án, chương trình, hoặc hoạt động vận hành khác. Quản lý danh mục được định nghĩa là quản lý tập trung của một hoặc nhiều danh mục để đạt được các mục tiêu chiến lược quan trọng, trong đó các chương trình, dự án, hoạt động vận hành và danh mục con của danh mục có thể không liên kết, không phụ thuộc hoặc có thể có sự liên quan trực tiếp với nhau.